Inscripciones y plazas
Casi todos los problemas de un campamento empiezan en la inscripción: datos incompletos, plazas vendidas dos veces o familias que no saben si están dentro. Antes de abrir, deja definido por cada turno:
- Fechas, edades y número de plazas.
- Precio, plazos de pago y qué pasa si alguien cancela.
- Qué datos necesitas de verdad: talla de camiseta, quién recoge al niño, si sabe nadar.
- Qué ocurre cuando se llenan las plazas: lista de espera y en qué orden se avisa.
Un único formulario por turno, con las mismas preguntas para todas las familias, ahorra muchas horas de llamar para completar datos.
La ficha sanitaria
Es el documento más importante del campamento y el que más se pierde. Tiene que estar completa antes de la salida y a mano de quien cuida al niño, no en una carpeta en la oficina.
Qué incluir
- Alergias e intolerancias, también las alimentarias.
- Enfermedades o condiciones que el equipo deba conocer.
- Medicación, con dosis, horario y quién la administra.
- Dieta especial.
- Número de tarjeta sanitaria.
- Al menos dos teléfonos de emergencia.
Autorizaciones
Las firma el padre, la madre o el tutor legal. Las habituales son:
- Participación en la actividad y aceptación de las condiciones.
- Salidas y excursiones fuera de las instalaciones.
- Administración de medicación por parte del equipo.
- Uso de la imagen del menor (fotos y vídeos), siempre por separado y revocable.
- Personas autorizadas a recoger al niño.
Si las firmas se recogen al inscribirse, desaparece la cola de papeles del primer día y nunca falta una.
Pagos y cobros
Reserva, segundo plazo, extras como el madrugador o el comedor, devoluciones… Cruzar transferencias con una hoja de cálculo es lo que más tiempo se come entre abril y junio.
- Cada inscripción debería mostrar cuánto cuesta, cuánto se ha pagado y cuánto falta.
- Guarda el justificante junto al pago, no en el correo de quien lo recibió.
- Escribe la política de cancelación antes de abrir inscripciones, no cuando llega la primera baja.
Monitores y grupos
Cada comunidad autónoma fija sus propias ratios y la titulación exigida para el equipo, así que consulta la normativa de la tuya. Hay dos cosas comunes a todas:
- Todo el equipo en contacto con menores necesita el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales.
- Cada monitor debería conocer, de su grupo, quién tiene alergias, quién toma medicación y a quién llamar si pasa algo.
En muchas comunidades, además, hay que comunicar la actividad al organismo de juventud antes de empezar. Revisa los plazos con tiempo.
Protección de datos
Los datos de salud de menores son una categoría especial para el RGPD. Que estén en un grupo de WhatsApp o en un Excel compartido por correo es un riesgo real, no solo un tecnicismo.
- Pide solo los datos que necesitas para la actividad.
- Informa a las familias de qué datos guardas, para qué y durante cuánto tiempo.
- Que cada persona del equipo acceda solo a lo que necesita para su grupo.
- Fija un plazo para borrar las fichas cuando termine la temporada, y cúmplelo.
Checklist imprimible
Para repasar cada temporada. Si algún punto depende de un archivo que solo entiende una persona, ahí tienes un riesgo.
Antes · de dos a cuatro meses
- Turnos, edades, plazas y precios definidos
- Política de pagos y cancelaciones por escrito
- Formulario de inscripción con ficha sanitaria
- Autorizaciones e información de protección de datos redactadas
- Comunicación de la actividad al organismo autonómico (si aplica)
- Equipo contratado, con titulación y certificado de delitos sexuales
- Seguro de responsabilidad civil y de accidentes en vigor
La semana antes
- Todas las fichas sanitarias completas y revisadas
- Todas las autorizaciones firmadas
- Pagos al día o con plazo acordado
- Grupos formados y monitores asignados
- Listado de alergias y medicación para cocina y monitores
- Teléfonos de emergencia accesibles para todo el equipo
Durante
- Pasar lista cada día por grupo
- Registrar incidencias y avisar a las familias cuando toque
- Controlar la medicación administrada
Después
- Cuadrar cobros, devoluciones y extras
- Borrar los datos de salud que ya no hacen falta
- Pedir opinión a las familias y al equipo
- Anotar lo que cambiarías para el año que viene
Si prefieres no hacerlo a mano
Campiteca es un programa de gestión de campamentos que reúne todo lo anterior: formularios de inscripción con ficha sanitaria, autorizaciones firmadas desde el móvil, pagos con justificante, grupos, monitores y asistencia diaria. Planes desde 15 € al mes, con 7 días de prueba sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos hay que pedir en la ficha sanitaria de un campamento?
Alergias e intolerancias, enfermedades relevantes, medicación con dosis y horario, dieta especial, número de tarjeta sanitaria y al menos dos contactos de emergencia. Pide solo lo necesario para cuidar del niño durante la actividad.
¿Quién firma las autorizaciones de un menor?
El padre, la madre o el tutor legal. En España, con menores de 14 años el consentimiento para tratar sus datos lo dan siempre sus padres o tutores.
¿Qué necesita un monitor para trabajar con menores?
Además de la titulación que exija tu comunidad autónoma, el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales, obligatorio para cualquier trabajo o voluntariado en contacto habitual con menores.
¿Cuánto tiempo se guardan las fichas sanitarias después del campamento?
Solo el tiempo necesario para la actividad y para atender posibles reclamaciones. Define un plazo, comunícalo a las familias en la información de protección de datos y bórralas cuando se cumpla.
¿Existe un programa para gestionar campamentos?
Sí. Hay programas pensados para campamentos que reúnen inscripciones, fichas sanitarias, autorizaciones, pagos y asistencia. Campiteca es uno de ellos, con planes desde 15 € al mes y 7 días de prueba.